補習班排課技巧完整教學 2026：衝堂偵測 + 調課補課 + 多師多生實戰指南
從手動 Excel 到自動排課，每週省 4-6 小時行政時間
2026-05-10 · 12 分鐘閱讀
補習班排課是補教業最複雜的日常作業：3 位老師 × 30 位學生 × 5 間教室 × 7 天 × 14 個時段，理論上有上萬種組合，要排到「**老師有空 + 學生有空 + 教室有空 + 班級不超人**」的時段，靠人工 Excel 處理一週至少 4-6 小時，還常常出包。
這篇文章不是介紹工具，是教你怎麼把排課變成 5 步驟可重複的標準流程。從**多師多生衝堂偵測**、**學生臨時調課**、**補課堂數追蹤**、**教室容量管理**到**期末結算**，每個情境都有具體做法。如果你已在用補教管理系統，這篇能讓你把系統用到 100 分；如果還在 Excel 階段，這篇能告訴你哪些自動化最值得導入。
本文重點：本文涵蓋補習班排課從 0 到 1 的完整 5 步驟、4 種衝堂類型的偵測方法、3 種臨時狀況（學生請假、老師臨調、教室衝突）的處理 SOP，以及堂數追蹤、續班提醒、期末結算等進階技巧。
補習班排課的 4 種衝堂類型
「衝堂」（schedule conflict）是補教業最常見的排課事故。以下 4 種類型，每一種都需要不同的偵測邏輯，靠人工幾乎不可能 100% 防範：
類型 1：時段重疊衝堂（最常見）
同一位老師、同一個時段被排了兩堂課。例如「王老師週三 19:00-21:00 國一英文」 vs 「王老師週三 20:00-21:30 國二數學」 — 重疊 1 小時。手動排課時，因為要看老師、時段、學生三維資料，很容易漏掉某一筆。系統會比對所有預約的「老師 ID + 日期 + 起訖時間」，重疊就拒絕儲存。
類型 2：教室容量超額
一間 8 人的小教室，被排了 3 個班共 12 人。獨立的時段沒衝突，但加總超過容量。手動處理需要把每個教室的所有班級疊在一起算，麻煩到沒人會做。系統用每個課程的「每時段最大預約數」自動擋下：額滿的時段直接從可選清單消失，第 9 個學生根本選不到。要注意容量是掛在「課程」不是「教室」，同一間教室的多個班要各自設容量。
類型 3：班級已滿但顯示可預約（顯示同步問題）
家長 A 看到「英文 8 人班還有 1 個位置」，按下預約 → 同時家長 B 也按下預約 → 兩個人都成功報名 → 班級超 1 人。這在手動電話排課年代叫「漏接」，在線上系統叫「**race condition**」。要靠資料庫鎖（pessimistic lock）或樂觀鎖才能避免，這也是市面便宜系統最常出包的點。
類型 4：請假後自動補課時段衝突
學生請假後系統自動安排補課，但選的時段又跟另一堂課衝突。這需要系統在排補課時，**同時檢查這位學生其他已排的課**，不能只看老師端。許多便宜系統只防老師衝堂，不防學生衝堂，結果家長收到一個自己也排不開的補課時段，得再打電話協調。
常見地雷：很多補習班用 Google Calendar 排課，但它不會擋衝堂 — 只是顯示重疊事件。如果用 Google Calendar 做排課，務必另外人工檢查每日課表，否則衝堂日常發生。專業的補教預約系統會在儲存當下直接拒絕衝突的預約。
5 步驟搭好自動化排課流程
不論你用免費還是付費系統，這 5 步驟是補習班排課的最佳實務。從 0 到 1 約需 1-2 小時設定，之後每週只需 30 分鐘維護。
1
建立老師時段（含請假）
把每位老師的「可上課時段」設定進系統。例如王老師週一至週四 17:00-21:00、週六全天；李老師只在週末。同時把已知的請假日（國定假、個人事假）一次登記。系統會自動算出：「**這個時段哪些老師可選**」、「**這個老師接下來 30 天還有哪些空檔**」。家長預約時，系統只顯示真正可用的選項。
2
建立課程與班別
每門課（國一英文、高中數學、ACT 衝刺班）建一個「服務」項目，設定：每堂時長（90 分？120 分？）、是否需要指定老師（一對一是、團班否）、容量上限（一對一=1，小班 4-8）、價格（單堂或套組）。設定一次後，所有班別共用，後續排課直接選「課程」就帶入時長與容量。
3
開放學生 / 家長自助預約
把預約連結傳到家長 LINE 群組或個別 LINE。家長用手機點連結 → 選課程 → 看可用時段 → 選老師 → 確認。整個流程不到 1 分鐘，免下載 APP、免帳號註冊。家長可以自己選最方便的時段，比補習班打電話排還快。**這一步是排課行政效率的關鍵**：每個家長平均省下 5-10 分鐘的電話協調時間。
4
自動衝突偵測 + 拒絕
家長按下「預約」的瞬間，系統會即時檢查：老師時段是否重疊、老師當天有沒有請假、班級容量是否已滿、是否落在店休或封鎖時段。任何一個違規就拒絕並顯示原因（例：「該時段王老師已被預約」）。家長可以馬上選別的時段，不用補習班介入；學生自己會不會撞到別堂課，系統只看老師端、要另外留意。
5
自動推播提醒 + 補課流程
上課前依你設定的提前時數，系統 LINE 推播提醒（含上課時間、老師、課程）。學生若請假，家長在 LINE「我的預約」自行取消、名額立刻釋出；補課由家長回主選單重新預約一次，系統照樣跑步驟 4 的衝突偵測，老師端的行事曆同步更新。
3 種臨時狀況的處理 SOP
實際排好的課，總會遇到突發狀況。以下三種最常見，每種都有標準處理流程：
狀況一：學生臨時請假（家長前一天 LINE 通知）
- 家長在 LINE 點「我的預約」 → 找到該堂 → 點「取消」並輸入原因
- 系統自動把該堂從老師行事曆移除、名額即時釋出給其他學生
- 家長回 LINE 主選單點「開始預約」，就看得到該老師接下來的可用時段
- 家長選好時段 → 系統檢查衝突 → 完成補課（票券制的話另外核銷一張）
**重點**：扣 1 堂、退 1 堂、補 1 堂的數字必須完全平衡。手動處理常常退了沒補、或補了沒扣，期末對帳一團亂。票券是一次性核銷、沒有堂數欄位，但核銷錯了可以「還原成可使用」，扣、退、補靠核銷與還原對齊，不是自動扣堂。
狀況二：老師臨時請假（當天身體不適）
- 老師用員工專屬連結登記當日全天請假
- 系統會擋下這筆請假並列出當日所有受影響的預約（可能 5-10 人）
- 逐筆取消這些預約（每取消一筆家長就收到附原因的 LINE 通知），另可用行銷推播統一說明
- 每個家長自己回 LINE 重新預約補課時段，系統各自跑衝突偵測
**重點**：人工打電話通知 5-10 個家長是地獄。LINE 批次推播 30 秒搞定。家長可以自選方便的補課時段，比直接被指定一個時段體驗好很多。
狀況三：教室臨時不可用（停電、施工）
- 進系統用「封鎖時段」把當日（或該時段）整個關起來，新預約立刻約不到
- 系統沒有教室資源表，替代教室要自行安排
- 換不到教室的，跟狀況二一樣逐筆取消並請家長重新預約
用封鎖時段功能就能一次關掉單日的所有新預約；已經存在的預約仍要先逐筆取消，否則系統會列出衝突擋下這次封鎖。
進階技巧：堂數追蹤 + 續班提醒
當補習班規模達到 50+ 學生，光排課還不夠，還要追蹤每位學生的「課程套組」消耗狀況：
堂數追蹤
家長買了「英文 12 堂套組」，就一次發 12 張單堂票券給他，每上一堂核銷一張，剩幾張家長在 LINE 的「我的票券」隨時查得到。對補習班來說，堂數對帳從「每月翻 200 筆」變成即查即得。
續班提醒
學生剩下 2 堂時推播「快到期囉，要不要續報？」。系統不會自動偵測剩餘張數，要在票券頁篩出快用完的名單再用行銷推播發送；即使如此，實測續班率仍可從 60% 拉到 80%，遠勝完全不提醒。
到期日管理
套組通常有「6 個月內用完」之類的期限。票券可設有效期、到期由系統自動失效；過期前 30/14/7 天的提醒則用行銷推播自行排程。家長要嘛安排上完、要嘛主動續約，補習班不會失去這筆營收。
實測數據：導入排課系統後，台灣補教業者平均：排課時間減 80%（每週 5h → 1h）、缺課率減 50%（15% → 7%）、續班率升 20%（60% → 80%）。3 個月即可回本系統訂閱費。
不同補教規模的排課做法
| 規模 | 學生數 | 建議做法 | 每週排課時間 |
|---|---|---|---|
| 家教 / 微型 | < 10 | 免費系統 + LINE 自動提醒 | 30 分鐘 |
| 小型補習班 | 10-50 | 自助預約 + 衝堂偵測 | 1 小時 |
| 中型補習班 | 50-200 | 套組管理 + 續班自動化 | 2 小時 |
| 大型補習班 | 200+ | 多分校 + 報表績效追蹤 | 4 小時 |
常見問題
Q：免費系統能應付小型補習班排課嗎？
能，前提是：學生數 < 30、不需要自動扣堂、家長都會用 LINE。VibeAI 的核心預約功能（含老師時段、衝堂偵測、LINE 主選單）永久免費，付費功能（票券、自動提醒、進階報表）可以等規模做大再加。
Q：可以同時管理多位老師、多間教室嗎？
可以。每位老師獨立排班、獨立請假；每個班（或每間教室的班）建一個「服務」設定容量上限。系統跑的是「老師時段 + 班級容量」的衝突偵測，學生自己有沒有撞課要另外留意。
Q：學生請假後系統怎麼自動補課？
家長在 LINE 點「取消預約」並輸入原因 → 名額立刻釋出 → 家長點主選單「開始預約」重選一個時段 → 衝突檢查 → 完成。不用補習班介入，但系統不會主動推補課選單，要家長自己再約一次。
Q：可以追蹤每堂課的出席率嗎？
可以。每堂課老師完課時點「已完成」，缺席的點「爽約」。顧客管理看得到每位學生的到訪與爽約次數，報表可看每位老師的業績；家長端的 LINE「我的預約」只列未來的課，過往紀錄請由補習班後台查詢。
Q：跨分校的學生如何處理？
每個分校建一個「店家」帳號（同一個老闆可開最多 5 家店，sidebar 一鍵切換）。學生資料與報表各分校獨立，老闆用 sidebar 切換分店逐店查看（目前沒有跨分店合併報表）。
下一步
排課自動化是補教業最有 ROI 的數位轉型項目。不論你是 5 位學生的家教、還是 200 位學生的中型補習班，都可以從這 5 步驟開始。免費註冊立即試用，30 天內看到效果。
更多補教應用：
- 補習班預約系統介紹頁 — 完整功能清單
- 補教管理系統推薦比較 — 5 款系統實戰評比
- 補習家教預約系統推薦 — 排課管理完整指南
- 自動提醒設定教學 — 降低缺課率的關鍵